Qui doit être présent lors d'un état des lieux ?

La question de savoir qui doit être présent lors d'un état des lieux revient souvent chez les bailleurs débutants, les agents immobiliers, et les locataires qui abordent leur premier bail. La réponse n'est pas toujours intuitive : entre la représentation par mandat, la gestion des colocations, l'absence de l'une des parties et les conséquences juridiques d'une visite mal encadrée, le sujet mérite d'être clarifié. Cet article fait le point sur la règle de base — le caractère contradictoire de l'état des lieux — et sur ses déclinaisons pratiques dans les situations les plus courantes à Bordeaux et dans sa métropole.

Le principe légal : une visite contradictoire obligatoire

Le principe fondamental posé par la loi du 6 juillet 1989, modifiée par la loi ALUR, est que l'état des lieux doit être établi de manière contradictoire entre le bailleur (ou son représentant) et le locataire (ou son représentant). Ce caractère contradictoire signifie concrètement que les deux parties doivent être présentes simultanément dans le logement au moment du constat, qu'elles examinent ensemble chaque élément, et que chacune a la possibilité de formuler des observations qui seront consignées dans le document.

Cette exigence de simultanéité est fondamentale. Un bailleur qui rédige un état des lieux seul, puis l'envoie pour signature au locataire, ne respecte pas le cadre légal. De la même manière, un état des lieux réalisé entre un bailleur et un représentant qui n'a pas de mandat explicite est susceptible d'être contesté et d'être déclaré nul en cas de litige. La valeur juridique du document repose directement sur le respect de cette procédure formelle.

Le caractère contradictoire protège les deux parties simultanément : il empêche le bailleur de documenter unilatéralement des dégradations qui seraient ensuite opposées au locataire, et il empêche le locataire de contester ultérieurement un état des lieux auquel il aurait participé. Pour un rappel complet de la définition et des rubriques obligatoires, notre article de référence sur ce qu'est précisément un état des lieux locatif reprend l'ensemble du cadre juridique en détail.

Qui peut représenter le bailleur ?

Le bailleur n'est pas tenu d'être présent en personne lors de l'état des lieux. Il peut se faire représenter par toute personne qu'il mandate à cet effet, à condition que ce mandat soit clair et que le représentant puisse justifier de sa qualité au moment de la visite. Plusieurs configurations sont courantes.

La première est la représentation par une agence immobilière dans le cadre d'un mandat de gestion locative. L'agence agit alors au nom du propriétaire et engage sa responsabilité sur la réalisation du document. Cette configuration est la plus fréquente pour les bailleurs qui déléguent la gestion de leurs biens et qui ne souhaitent pas se déplacer à chaque rotation locative.

La deuxième est la représentation par un professionnel indépendant spécialisé dans les états des lieux, mandaté ponctuellement pour une intervention. Ce tiers ne représente pas le bailleur au sens commercial — il agit comme un prestataire neutre qui rédige le document conforme ALUR et le soumet à signature. Cette formule est appréciée des bailleurs qui veulent garantir l'impartialité du constat et éviter toute contestation ultérieure liée à une potentielle partialité.

La troisième est la représentation par un proche du bailleur (conjoint, enfant majeur, ami) dûment mandaté par écrit. Cette solution fonctionne pour des interventions ponctuelles mais présente le désavantage d'impliquer un non-professionnel qui peut commettre des erreurs de forme. Elle est à réserver à des cas simples et avec un mandat explicite pour éviter les contestations.

Qui peut représenter le locataire ?

Du côté du locataire, les règles sont symétriques. Le locataire peut être présent en personne ou se faire représenter par une personne qu'il mandate explicitement. La situation la plus fréquente concerne les locataires qui ne peuvent pas se déplacer le jour de l'état des lieux — pour raison professionnelle, géographique ou de santé — et qui donnent procuration à un proche pour assister au constat en leur nom.

Le mandat doit être écrit et signé par le locataire, avec une identification claire du mandataire et un périmètre explicite (entrée uniquement, sortie uniquement, ou les deux). Une procuration générique ou orale est à éviter car elle peut être contestée en cas de litige. L'idéal est une lettre de mandat datée, signée, accompagnée d'une copie de la pièce d'identité du mandant pour vérification.

Dans le cas particulier des étudiants mineurs, c'est le représentant légal (parent ou tuteur) qui signe et qui est présent ou représenté. Pour les colocations à baux multiples où chaque colocataire a son propre contrat, chaque locataire doit être présent ou représenté pour la signature de son propre état des lieux, qui ne vaut que pour son propre espace (chambre) et sa quote-part des parties communes.

Le cas particulier des colocations

Les colocations soulèvent des questions spécifiques sur la présence lors de l'état des lieux. Deux configurations principales coexistent et appellent des traitements différents. Dans une colocation à contrat unique avec clause de solidarité, tous les colocataires signent le même bail et sont solidairement responsables. Dans ce cas, la présence de tous les colocataires lors de l'état des lieux est fortement recommandée mais la loi ne l'impose pas strictement : la présence d'un seul colocataire dûment mandaté par les autres suffit pour que l'état des lieux soit valable.

Dans une colocation à baux multiples, chaque colocataire dispose de son propre contrat portant sur une chambre avec jouissance partagée des espaces communs. Chaque bail donne lieu à un état des lieux propre au colocataire concerné, qui doit signer personnellement (ou être représenté) pour que le document soit opposable. Cette configuration est plus lourde administrativement mais plus protectrice en cas de départ anticipé de l'un des colocataires.

Le cas des entrées et sorties successives dans une colocation est particulièrement sensible. Quand un colocataire part et qu'un nouveau arrive, un état des lieux partiel doit documenter l'état des espaces communs et de la chambre libérée au moment du changement. Cela évite de remettre en cause les états des lieux précédents et protège tous les colocataires en place. Pour structurer la préparation de ces visites, notre check-list complète pour un état des lieux réussi offre un cadre méthodique qui s'applique aussi bien aux locations classiques qu'aux colocations.

En cas d'absence ou de refus d'une des parties

Que se passe-t-il si l'une des parties refuse de se présenter à l'état des lieux, ou ne se présente pas sans prévenir ? La loi prévoit un mécanisme spécifique : si l'une des parties (généralement le locataire à la sortie) ne répond pas aux convocations, le bailleur peut demander à un commissaire de justice — ancien huissier — d'établir un constat unilatéral qui aura valeur probante après une procédure d'information formelle. Ce constat est payant mais juridiquement opposable.

En pratique, avant de recourir à un commissaire de justice, le bailleur a tout intérêt à multiplier les tentatives amiables : proposition de plusieurs créneaux, courrier recommandé avec accusé de réception, relance à plusieurs jours d'intervalle. Cette démarche documente sa bonne foi et renforce la validité du constat unilatéral qui pourrait être établi ensuite. Un locataire qui ne se présente pas et refuse de donner suite à plusieurs convocations perd la protection que lui offrirait un état des lieux contradictoire.

Le bailleur qui tenterait de réaliser l'état des lieux seul, sans passer par un commissaire de justice et sans avoir épuisé les tentatives amiables, s'exposerait à voir son document contesté et déclaré nul. Les tribunaux sont stricts sur ce point, et un constat unilatéral non encadré n'a pratiquement aucune valeur. Pour toute intervention professionnelle sur Bordeaux et 15 km alentour, les services d'état des lieux d'entrée réalisés par EDL 33 garantissent le respect du formalisme légal dans toutes les configurations.

Les bonnes pratiques avant le jour J

Au-delà de la règle légale, plusieurs bonnes pratiques facilitent le bon déroulement d'un état des lieux à Bordeaux et sécurisent la position de chacune des parties. La première consiste à fixer le rendez-vous suffisamment à l'avance pour que chacun puisse s'organiser. Un créneau proposé à la dernière minute augmente le risque d'absence ou de représentation mal préparée, et pèse sur la qualité du constat.

La deuxième bonne pratique est de confirmer par écrit (email ou SMS) la date, l'heure, l'adresse et l'identité des personnes attendues. Cette confirmation écrite sert de preuve en cas de litige ultérieur sur l'organisation de la visite, et permet de clarifier d'éventuels malentendus sur la présence ou l'absence de l'une des parties.

La troisième est de préparer le logement en amont : logement vide (à l'entrée) ou propre et vidé des effets personnels (à la sortie), compteurs accessibles, clés à jour, documentation utile réunie (clés supplémentaires, badges, notices d'appareils). Un logement mal préparé rallonge inutilement la visite et peut générer des omissions dans le constat final.

Ce qu'il faut retenir

L'état des lieux est un document contradictoire qui exige la présence simultanée du bailleur (ou de son représentant dûment mandaté) et du locataire (ou de son représentant). Chacune des parties peut se faire représenter par une personne de son choix, à condition que le mandat soit clair et écrit. Les colocations suivent les mêmes règles avec des nuances selon le type de contrat utilisé. En cas d'absence ou de refus, le recours à un commissaire de justice reste la seule voie pour obtenir un constat opposable. Respecter ces règles n'est pas une formalité : c'est la condition même de la valeur juridique du document, et donc de la protection des droits de chacun.